Última actualización: 12/10/2026
1) Responsable del tratamiento
Responsable: Jo Grosemans (actuando a título personal bajo la marca “Coliving Vibes”).
Domicilio a efectos de notificaciones: Hoeilaart, Bélgica
Email de contacto: info@colivingvibes.com
Sitio web: https://www.colivingvibes.com
Esta política aplica al sitio web y a los canales de contacto (email, teléfono, WhatsApp, formularios y redes sociales).
2) Datos que tratamos
- Identificativos y contacto: nombre, apellidos, email, teléfono, ciudad/país.
- Pre-selección/compatibilidad: fechas previstas, motivo de estancia (trabajo/estudios), breve perfil profesional/estudios (p. ej., LinkedIn), referencias previas.
- Solvencia (puede requerirse más de una evidencia): 3 últimas nóminas, contrato o carta de empresa, matrícula vigente o extracto bancario anonimizado (nombre+IBAN; resto oculto).
- Contractuales y facturación: datos necesarios para contrato y facturación; documentación de identidad (tipo y número y, cuando sea imprescindible y justificado, copia/foto); dirección permanente; situación de residencia/visa si aplica (no UE).
- Acreditación de la causa temporal del contrato (exigida por el art. 66 bis de la Ley 18/2007 de Cataluña), según el motivo de tu estancia:
- Trabajo: contrato de trabajo de duración determinada o certificado/carta de la empresa con el motivo y la duración prevista del desplazamiento; en su caso, nombramiento profesional o alta en la Seguridad Social.
- Estudios: matrícula o carta de admisión, certificado del centro y calendario académico.
- Prácticas: convenio de prácticas o certificado de la universidad o empresa con las fechas de inicio y fin.
- Declaración responsable de causa temporal y de domicilio habitual (anexo del contrato).
- En prórrogas: documentación actualizada que acredite que la causa temporal continúa.
- Domicilio habitual fuera de la vivienda arrendada: certificado o volante de empadronamiento; si resides fuera de España, certificado de residencia de tu país; o, como alternativa, contrato de alquiler, escritura, recibo de suministros o declaración tributaria de ese domicilio. Si llegas a empadronarte en la vivienda, al finalizar la estancia podremos solicitarte la prueba de baja en el padrón.
- Regreso a tu país o domicilio de origen: en algunos casos, billetes de ida y vuelta o documento equivalente que acredite el retorno, y visado si procede.
- Operativa durante la estancia: comunicaciones, partes y fotos de incidencias (solo las necesarias), contacto de emergencia (nombre, relación y teléfono) (obligatorio).
- Pagos y fianza: IBAN/titularidad para devolver la fianza por transferencia (borrado en máx. 90 días tras la devolución y conciliación).
- Avalista (solo cuando se pide): nombre, documento de identidad, datos de contacto y documentación de solvencia (nóminas, contrato de trabajo o extracto bancario anonimizado). Si nos facilitas datos de tu avalista, debes informarle previamente; nosotros también le informaremos de este tratamiento.
- Formalización del contrato: inventario, acta de entrega y fotografías del estado de la habitación a la entrada y a la salida, y los datos de la firma electrónica del contrato (identidad del firmante, fecha, dirección IP y registro de la plataforma de firma).
- Navegación/cookies: cookies esenciales para funcionamiento; analítica/marketing solo con consentimiento (ver Política de Cookies).
No solicitamos categorías especiales (salud, ideología, etc.). Por favor, no nos envíes esa información.
3) Finalidades y bases jurídicas (art. 6 RGPD)
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Atender consultas y solicitudes (email, WhatsApp, formularios) | Medidas precontractuales / Consentimiento |
| Selección de inquilinos (compatibilidad) y análisis de solvencia | Ejecución de contrato + Interés legítimo (convivencia y prevención de fraude) |
| Formalizar contrato, gestionar estancia, incidencias y mantenimiento | Ejecución de contrato |
| Facturación y obligaciones fiscales | Obligación legal |
| Acreditar la causa temporal y el domicilio habitual del arrendatario, y depositar esa documentación junto con la fianza | Obligación legal (art. 66 bis Ley 18/2007) y ejecución del contrato |
| Evaluar y formalizar la garantía del avalista | Ejecución del contrato e interés legítimo (garantizar el cumplimiento del contrato) |
| Firma electrónica del contrato y conservación de la prueba de firma | Ejecución del contrato e interés legítimo (prueba de la firma) |
| Revisión y corrección de contratos por abogados y asesoramiento o defensa legal | Interés legítimo (cumplimiento normativo y defensa de derechos) |
| Atender inspecciones y requerimientos de las autoridades competentes | Obligación legal |
| Atención de derechos de protección de datos | Obligación legal |
| Comunicaciones comerciales/newsletter | Consentimiento (opt-in; revocable) |
| Seguridad de la web (cookies esenciales) | Interés legítimo |
| Analítica/marketing (si se activan) | Consentimiento |
| Devolución de fianza por transferencia (IBAN) | Ejecución de contrato (borrado a 90 días) |
Puede existir perfilado ligero para compatibilidad de convivencia y asignación de habitación, siempre con evaluación humana. No adoptamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos. Puedes oponerte al perfilado basado en interés legítimo.
4) Origen de los datos
Directamente de la persona interesada (formularios de Google Forms, email de Gmail, WhatsApp, llamadas) y, en su caso, desde portales/redes donde nos contactas. Cuando hay avalista, sus datos nos los facilita el propio avalista o el arrendatario. Los certificados de empresas, universidades o centros de prácticas los aporta el arrendatario.
5) Destinatarios (encargados y terceros)
Compartimos datos solo con proveedores necesarios, bajo contratos de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD):
- Formspree (Formspree Inc., EE. UU.): procesa el envío del formulario de contacto (nombre, email, teléfono y mensaje). Transferencia internacional amparada en cláusulas contractuales tipo.
- Matterport: tour virtual de la vivienda, solo si aceptas las cookies.
- Google: tour virtual incrustado, solo si aceptas las cookies.
- Hostinger: alojamiento del sitio web/correo de dominio.
- Google (Gmail, Google Forms, Drive/Docs/Sheets): correo, formularios y productividad.
- WhatsApp (Meta): mensajería operativa puntual (se desaconseja enviar documentación sensible por esta vía).
- Notion: gestión y organización interna.
- Redes sociales (Facebook/Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube): solo cuando interactúas con nuestros perfiles.
- Entidades bancarias: para pagos y devolución de fianza por transferencia.
- DocuSign: firma electrónica del contrato.
- INCASÒL (registro de fianzas de la Generalitat de Catalunya): depósito de la fianza junto con la documentación acreditativa de la causa temporal y del domicilio habitual, por obligación legal.
- Autoridades competentes en caso de inspección o requerimiento (en materia de vivienda, consumo, fiscalidad o protección de datos, entre otras: Generalitat de Catalunya, Agència de l'Habitatge de Catalunya, Ayuntamiento, AEAT o AEPD): la documentación del contrato y de la causa temporal que nos requieran, por obligación legal.
- Abogados y asesores legales, sujetos a secreto profesional y deber de confidencialidad: para redactar, revisar y corregir los contratos, y para asesorarnos o defendernos en reclamaciones, inspecciones o procedimientos.
También podremos comunicar datos por obligación legal (AEPD, Juzgados, AEAT/Fiscalidad, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad).
6) Transferencias internacionales
Algunos proveedores (Google, Meta/WhatsApp, Notion, DocuSign) pueden tratar datos fuera del EEE. En esos casos utilizamos bases válidas como Decisiones de adecuación, Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) y, cuando aplica, adhesión al EU-U.S. Data Privacy Framework, junto con medidas adicionales. Puedes solicitar detalle actualizado en info@colivingvibes.com.
7) Plazos de conservación
- Consultas no convertidas: hasta 12 meses.
- Selección no culminada en contrato: hasta 24 meses (re-contacto si autorizas; puedes oponerte).
- Contratos, facturas y justificantes: vigencia + 6 años (mercantil) y 4 años (fiscal).
- Comunicaciones e incidencias: vigencia + hasta 5 años por responsabilidades.
- Copia/foto de documento de identidad (si se conserva): vigencia del contrato + 5 años (acceso restringido y cifrado en tránsito).
- IBAN para fianza: eliminación en máximo 90 días tras devolución y conciliación.
- Comerciales por consentimiento: hasta revocación o solicitud de baja.
- Documentación acreditativa de la causa temporal y del domicilio habitual (incluidos billetes): durante la vigencia del contrato y sus prórrogas y, después, bloqueada (art. 32 LOPDGDD) durante el mismo plazo que el contrato (vigencia + 6 años) y, en todo caso, mientras puedan exigirse responsabilidades administrativas, civiles o fiscales derivadas del contrato. Durante el bloqueo solo se usa para atender a jueces, tribunales y autoridades competentes o para la defensa de derechos.
- Datos del avalista: los mismos plazos que el contrato al que va vinculada la garantía.
- Prueba de firma electrónica e inventario/fotos de entrega: vigencia + hasta 5 años.
- Cookies/identificadores: según la Política de Cookies.
8) Derechos de las personas
Puedes ejercer acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas escribiendo a info@colivingvibes.com con el asunto “RGPD – ejercicio de derechos” y acreditando tu identidad.
Si no estás conforme, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): www.aepd.es.
9) Carácter obligatorio de los datos
Los campos marcados como obligatorios son necesarios para atender tu solicitud o formalizar el contrato. Si no los facilitas, no podremos gestionarlo.
10) Menores
Nuestros servicios se dirigen a mayores de 18 años.
11) Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables (control de acceso, registro de accesos, cifrado en tránsito, copias, contratos con encargados, minimización). Ningún sistema es 100% infalible en Internet.
12) Redes sociales y enlaces
Nuestra presencia en Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok y YouTube se rige por sus propios términos y políticas. Los enlaces de terceros tienen sus propias políticas.
13) Cambios en esta política
Publicaremos en esta página cualquier actualización relevante de esta política para reflejar cambios legales u operativos.