Última actualización: 23/08/2025
1) Responsable del tratamiento
Responsable: Jo Arthur L Grosemans (actuando a título personal bajo la marca “Coliving Vibes”).
NIF/NIE: Y5815097K
Domicilio a efectos de notificaciones: Hoeilaart, Bélgica
Emails de contacto: info@colivingvibes.com · colivingvibes@gmail.com
Sitio web: https://www.colivingvibes.com
Esta política aplica al sitio web y a los canales de contacto (email, teléfono, WhatsApp, formularios y redes sociales).
2) Datos que tratamos
- Identificativos y contacto: nombre, apellidos, email, teléfono, ciudad/país.
- Pre-selección/compatibilidad: fechas previstas, motivo de estancia (trabajo/estudios), breve perfil profesional/estudios (p. ej., LinkedIn), referencias previas.
- Solvencia (puede requerirse más de una evidencia): 3 últimas nóminas, contrato o carta de empresa, matrícula vigente o extracto bancario anonimizado (nombre+IBAN; resto oculto).
- Contractuales y facturación: datos necesarios para contrato y facturación; documentación de identidad (tipo y número y, cuando sea imprescindible y justificado, copia/foto); dirección permanente; situación de residencia/visa si aplica (no UE).
- Empadronamiento: certificado de empadronamiento (solo contratos de temporada) para acreditar domicilio permanente fuera de la vivienda arrendada; si llegas a empadronarte en la vivienda, al finalizar la estancia podrá solicitarse prueba de baja en el padrón.
- Operativa durante la estancia: comunicaciones, partes y fotos de incidencias (solo las necesarias), contacto de emergencia (nombre, relación y teléfono) (obligatorio).
- Pagos y fianza: IBAN/titularidad para devolver la fianza por transferencia (borrado en máx. 90 días tras la devolución y conciliación).
- Navegación/cookies: cookies esenciales para funcionamiento; analítica/marketing solo con consentimiento (ver Política de Cookies).
No solicitamos categorías especiales (salud, ideología, etc.). Por favor, no nos envíes esa información.
3) Finalidades y bases jurídicas (art. 6 RGPD)
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Atender consultas y solicitudes (email, WhatsApp, formularios) | Medidas precontractuales / Consentimiento |
| Selección de inquilinos (compatibilidad) y análisis de solvencia | Ejecución de contrato + Interés legítimo (convivencia y prevención de fraude) |
| Formalizar contrato, gestionar estancia, incidencias, limpieza y mantenimiento | Ejecución de contrato |
| Facturación y obligaciones fiscales | Obligación legal |
| Empadronamiento (acreditación de domicilio permanente fuera / baja al finalizar si procede) | Interés legítimo y, en su caso, obligación legal local |
| Atención de derechos de protección de datos | Obligación legal |
| Comunicaciones comerciales/newsletter | Consentimiento (opt-in; revocable) |
| Seguridad de la web (cookies esenciales) | Interés legítimo |
| Analítica/marketing (si se activan) | Consentimiento |
| Devolución de fianza por transferencia (IBAN) | Ejecución de contrato (borrado a 90 días) |
Puede existir perfilado ligero para compatibilidad de convivencia y asignación de habitación, siempre con evaluación humana. No adoptamos decisiones automatizadas con efectos jurídicos. Puedes oponerte al perfilado basado en interés legítimo.
4) Origen de los datos
Directamente de la persona interesada (formularios de Google Forms, email de Gmail, WhatsApp, llamadas) y, en su caso, desde portales/redes donde nos contactas.
5) Destinatarios (encargados y terceros)
Compartimos datos solo con proveedores necesarios, bajo contratos de encargo de tratamiento (art. 28 RGPD):
- Hostinger: alojamiento del sitio web/correo de dominio.
- Google (Gmail, Google Forms, Drive/Docs/Sheets): correo, formularios y productividad.
- WhatsApp (Meta): mensajería operativa puntual (se desaconseja enviar documentación sensible por esta vía).
- Notion: gestión y organización interna.
- Redes sociales (Facebook/Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube): solo cuando interactúas con nuestros perfiles.
- Entidades bancarias: para pagos y devolución de fianza por transferencia.
También podremos comunicar datos por obligación legal (AEPD, Juzgados, AEAT/Fiscalidad, Fuerzas y Cuerpos de Seguridad).
6) Transferencias internacionales
Algunos proveedores (Google, Meta/WhatsApp, Notion) pueden tratar datos fuera del EEE. En esos casos utilizamos bases válidas como Decisiones de adecuación, Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) y, cuando aplica, adhesión al EU-U.S. Data Privacy Framework, junto con medidas adicionales. Puedes solicitar detalle actualizado en info@colivingvibes.com.
7) Plazos de conservación
- Consultas no convertidas: hasta 12 meses.
- Selección no culminada en contrato: hasta 24 meses (re-contacto si autorizas; puedes oponerte).
- Contratos, facturas y justificantes: vigencia + 6 años (mercantil) y 4 años (fiscal).
- Comunicaciones e incidencias: vigencia + hasta 5 años por responsabilidades.
- Copia/foto de documento de identidad (si se conserva): vigencia del contrato + 5 años (acceso restringido y cifrado en tránsito).
- IBAN para fianza: eliminación en máximo 90 días tras devolución y conciliación.
- Comerciales por consentimiento: hasta revocación o solicitud de baja.
- Cookies/identificadores: según la Política de Cookies.
8) Derechos de las personas
Puedes ejercer acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación, portabilidad y a no ser objeto de decisiones automatizadas escribiendo a info@colivingvibes.com con el asunto “RGPD – ejercicio de derechos” y acreditando tu identidad.
Si no estás conforme, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD): www.aepd.es.
9) Carácter obligatorio de los datos
Los campos marcados como obligatorios son necesarios para atender tu solicitud o formalizar el contrato. Si no los facilitas, no podremos gestionarlo.
10) Menores
Nuestros servicios se dirigen a mayores de 18 años.
11) Seguridad
Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables (control de acceso, registro de accesos, cifrado en tránsito, copias, contratos con encargados, minimización). Ningún sistema es 100% infalible en Internet.
12) Redes sociales y enlaces
Nuestra presencia en Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok y YouTube se rige por sus propios términos y políticas. Los enlaces de terceros tienen sus propias políticas.
13) Cambios en esta política
Publicaremos en esta página cualquier actualización relevante de esta política para reflejar cambios legales u operativos.