Darrera actualització: 12/10/2026
1) Responsable del tractament
Responsable: Jo Grosemans (actuant a títol personal sota la marca “Coliving Vibes”).
Domicili a efectes de notificacions: Hoeilaart, Bèlgica
Correus electrònics de contacte: info@colivingvibes.com · colivingvibes@gmail.com
Lloc web: https://www.colivingvibes.com
Aquesta política s'aplica al lloc web i als canals de contacte (correu electrònic, telèfon, WhatsApp, formularis i xarxes socials).
2) Dades que tractem
- Identificatives i de contacte: nom, cognoms, correu electrònic, telèfon, ciutat/país.
- Preselecció/compatibilitat: dates previstes, motiu de l'estada (feina/estudis), breu perfil professional/d'estudis (p. ex., LinkedIn), referències prèvies.
- Solvència (es pot requerir més d'una evidència): 3 darreres nòmines, contracte o carta de l'empresa, matrícula vigent o extracte bancari anonimitzat (nom+IBAN; la resta, ocult).
- Contractuals i facturació: dades necessàries per al contracte i la facturació; documentació d'identitat (tipus i número i, quan sigui imprescindible i justificat, còpia/foto); adreça permanent; situació de residència/visat si escau (fora de la UE).
- Acreditació de la causa temporal del contracte (exigida per l'art. 66 bis de la Llei 18/2007 de Catalunya), segons el motiu de la teva estada:
- Feina: contracte de treball de durada determinada o certificat/carta de l'empresa amb el motiu i la durada prevista del desplaçament; si escau, nomenament professional o alta a la Seguretat Social.
- Estudis: matrícula o carta d'admissió, certificat del centre i calendari acadèmic.
- Pràctiques: conveni de pràctiques o certificat de la universitat o l'empresa amb les dates d'inici i de finalització.
- Declaració responsable de causa temporal i de domicili habitual (annex del contracte).
- En pròrrogues: documentació actualitzada que acrediti que la causa temporal continua.
- Domicili habitual fora de l'habitatge arrendat: certificat o volant d'empadronament; si resideixes fora d'Espanya, certificat de residència del teu país; o, com a alternativa, contracte de lloguer, escriptura, rebut de subministraments o declaració tributària d'aquest domicili. Si arribes a empadronar-te a l'habitatge, en finalitzar l'estada et podrem sol·licitar la prova de baixa del padró.
- Retorn al teu país o domicili d'origen: en alguns casos, bitllets d'anada i tornada o un document equivalent que acrediti el retorn, i visat si escau.
- Operativa durant l'estada: comunicacions, parts i fotos d'incidències (només les necessàries), contacte d'emergència (nom, relació i telèfon) (obligatori).
- Pagaments i fiança: IBAN/titularitat per retornar la fiança per transferència (esborrat en màx. 90 dies després de la devolució i la conciliació).
- Avalista (només quan es demana): nom, document d'identitat, dades de contacte i documentació de solvència (nòmines, contracte de treball o extracte bancari anonimitzat). Si ens facilites dades del teu avalista, l'has d'informar prèviament; nosaltres també l'informarem d'aquest tractament.
- Formalització del contracte: inventari, acta de lliurament i fotografies de l'estat de l'habitació a l'entrada i a la sortida, i les dades de la signatura electrònica del contracte (identitat del signant, data, adreça IP i registre de la plataforma de signatura).
- Navegació/cookies: cookies essencials per al funcionament; analítica/màrqueting només amb consentiment (vegeu la Política de Cookies).
No sol·licitem categories especials de dades (salut, ideologia, etc.). Si us plau, no ens enviïs aquesta informació.
3) Finalitats i bases jurídiques (art. 6 RGPD)
| Finalitat | Base legal |
|---|---|
| Atendre consultes i sol·licituds (correu electrònic, WhatsApp, formularis) | Mesures precontractuals / Consentiment |
| Selecció d'inquilins (compatibilitat) i anàlisi de solvència | Execució del contracte + Interès legítim (convivència i prevenció del frau) |
| Formalitzar el contracte, gestionar l'estada, incidències, neteja i manteniment | Execució del contracte |
| Facturació i obligacions fiscals | Obligació legal |
| Acreditar la causa temporal i el domicili habitual de l'arrendatari, i dipositar aquesta documentació juntament amb la fiança | Obligació legal (art. 66 bis Llei 18/2007) i execució del contracte |
| Avaluar i formalitzar la garantia de l'avalista | Execució del contracte i interès legítim (garantir el compliment del contracte) |
| Signatura electrònica del contracte i conservació de la prova de signatura | Execució del contracte i interès legítim (prova de la signatura) |
| Revisió i correcció de contractes per advocats i assessorament o defensa legal | Interès legítim (compliment normatiu i defensa de drets) |
| Atendre inspeccions i requeriments de les autoritats competents | Obligació legal |
| Atenció dels drets de protecció de dades | Obligació legal |
| Comunicacions comercials/butlletí | Consentiment (opt-in; revocable) |
| Seguretat del web (cookies essencials) | Interès legítim |
| Analítica/màrqueting (si s'activen) | Consentiment |
| Devolució de la fiança per transferència (IBAN) | Execució del contracte (esborrat als 90 dies) |
Pot haver-hi una perfilació lleugera per a la compatibilitat de convivència i l'assignació d'habitació, sempre amb avaluació humana. No adoptem decisions automatitzades amb efectes jurídics. Pots oposar-te a la perfilació basada en l'interès legítim.
4) Origen de les dades
Directament de la persona interessada (formularis de Google Forms, correu electrònic de Gmail, WhatsApp, trucades) i, si escau, des de portals/xarxes on ens contactes. Quan hi ha avalista, les seves dades ens les facilita el mateix avalista o l'arrendatari. Els certificats d'empreses, universitats o centres de pràctiques els aporta l'arrendatari.
5) Destinataris (encarregats i tercers)
Compartim dades només amb els proveïdors necessaris, sota contractes d'encàrrec de tractament (art. 28 RGPD):
- Hostinger: allotjament del lloc web/correu del domini.
- Google (Gmail, Google Forms, Drive/Docs/Sheets): correu, formularis i productivitat.
- WhatsApp (Meta): missatgeria operativa puntual (es desaconsella enviar documentació sensible per aquesta via).
- Notion: gestió i organització interna.
- Xarxes socials (Facebook/Instagram, LinkedIn, TikTok, YouTube): només quan interactues amb els nostres perfils.
- Entitats bancàries: per a pagaments i devolució de la fiança per transferència.
- DocuSign: signatura electrònica del contracte.
- INCASÒL (registre de fiances de la Generalitat de Catalunya): dipòsit de la fiança juntament amb la documentació acreditativa de la causa temporal i del domicili habitual, per obligació legal.
- Autoritats competents en cas d'inspecció o requeriment (en matèria d'habitatge, consum, fiscalitat o protecció de dades, entre altres: Generalitat de Catalunya, Agència de l'Habitatge de Catalunya, Ajuntament, AEAT o AEPD): la documentació del contracte i de la causa temporal que ens requereixin, per obligació legal.
- Advocats i assessors legals, subjectes a secret professional i deure de confidencialitat: per redactar, revisar i corregir els contractes, i per assessorar-nos o defensar-nos en reclamacions, inspeccions o procediments.
També podrem comunicar dades per obligació legal (AEPD, jutjats, AEAT/fiscalitat, forces i cossos de seguretat).
6) Transferències internacionals
Alguns proveïdors (Google, Meta/WhatsApp, Notion, DocuSign) poden tractar dades fora de l'EEE. En aquests casos utilitzem bases vàlides com decisions d'adequació, clàusules contractuals tipus (SCC) i, quan escau, l'adhesió al EU-U.S. Data Privacy Framework, juntament amb mesures addicionals. Pots sol·licitar-ne el detall actualitzat a info@colivingvibes.com.
7) Terminis de conservació
- Consultes no convertides: fins a 12 mesos.
- Selecció no culminada en contracte: fins a 24 mesos (nou contacte si ho autoritzes; t'hi pots oposar).
- Contractes, factures i justificants: vigència + 6 anys (mercantil) i 4 anys (fiscal).
- Comunicacions i incidències: vigència + fins a 5 anys per responsabilitats.
- Còpia/foto del document d'identitat (si es conserva): vigència del contracte + 5 anys (accés restringit i xifrat en trànsit).
- IBAN per a la fiança: eliminació en un màxim de 90 dies després de la devolució i la conciliació.
- Comercials per consentiment: fins a la revocació o la sol·licitud de baixa.
- Documentació acreditativa de la causa temporal i del domicili habitual (inclosos els bitllets): durant la vigència del contracte i les seves pròrrogues i, després, bloquejada (art. 32 LOPDGDD) durant el mateix termini que el contracte (vigència + 6 anys) i, en tot cas, mentre es puguin exigir responsabilitats administratives, civils o fiscals derivades del contracte. Durant el bloqueig només s'utilitza per atendre jutges, tribunals i autoritats competents o per a la defensa de drets.
- Dades de l'avalista: els mateixos terminis que el contracte al qual està vinculada la garantia.
- Prova de signatura electrònica i inventari/fotos de lliurament: vigència + fins a 5 anys.
- Cookies/identificadors: segons la Política de Cookies.
8) Drets de les persones
Pots exercir els drets d'accés, rectificació, supressió, oposició, limitació, portabilitat i el dret a no ser objecte de decisions automatitzades escrivint a info@colivingvibes.com amb l'assumpte “RGPD – exercici de drets” i acreditant la teva identitat.
Si no hi estàs conforme, pots presentar una reclamació davant l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD): www.aepd.es.
9) Caràcter obligatori de les dades
Els camps marcats com a obligatoris són necessaris per atendre la teva sol·licitud o formalitzar el contracte. Si no els facilites, no la podrem gestionar.
10) Menors
Els nostres serveis s'adrecen a majors de 18 anys.
11) Seguretat
Apliquem mesures tècniques i organitzatives raonables (control d'accés, registre d'accessos, xifratge en trànsit, còpies de seguretat, contractes amb encarregats, minimització). Cap sistema no és 100% infal·lible a Internet.
12) Xarxes socials i enllaços
La nostra presència a Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok i YouTube es regeix pels seus propis termes i polítiques. Els enllaços de tercers tenen les seves pròpies polítiques.
13) Canvis en aquesta política
Publicarem en aquesta pàgina qualsevol actualització rellevant d'aquesta política per reflectir canvis legals o operatius.